Inrichting kantoorwerkplek

In deze module wordt de kantoorinrichting beschreven. Hierbij ligt de nadruk op de inrichting van het gebouw en niet op de inrichting van de werkplek.

Wat is een kantooromgeving?

De werkomgeving van het kantoor is de afgelopen jaren sterk in beweging. Tot voor kort had je te maken met een kamertjes kantoor of een kantoortuin. Inmiddels komen er allerlei flexibele kantoorconcepten bij. Hierin worden diverse gebruiksmogelijkheden van het werken in een kantooromgeving aangeboden. Het spreekt voor zich dat dit nieuwe kantoor ook invloed heeft op de risico’s en werkbeleving in het kantoor.

Welke gevaren kent een kantooromgeving?

Het meest bekende risico voor werken in een kantoor is eenzijdige lichamelijke belasting, met als gevolg klachten aan het bewegingsapparaat. Deze klachten worden vaak omschreven als RSI of KANS.
Het werken in een kantoor kan ook leiden tot algemene of specifieke lichamelijke klachten door blootstelling aan schadelijke dampen van apparatuur of sigarettenrook. Ook kunnen mensen die daar gevoelig voor zijn hinder ondervinden van stof in de lucht of van een minder optimale klimaatbeheersing.

Net als in ieder gebouw kent een kantoorgebouw ook algemene veiligheidsrisico’s zoals valgevaar op plekken waar niet goed afgeschermde hoogteverschillen zijn. Ook kan in een kantooromgeving een brandrisico optreden.
Tenslotte kunnen medewerkers minder goed presteren waneer zij hinder ondervinden door het gebouw waarin zij werken. Voorbeelden van aspecten die goed presteren in de weg staan zijn geluidhinder, te veel of te weinig licht op de werkplek, onlogische looproutes of onvoldoende voorzieningen. Wanneer medewerkers onvoldoende mogelijkheden hebben om de omgevingsfactoren als verlichting of klimaat te beïnvloeden, kan dit tot klachten leiden.

Wat zegt de Wetgeving?

De arbowet verplicht iedere werkgever om een werkomgeving te realiseren die geen gevaar voor de gezondheid en veiligheid van de medewerkers met zich mee brengt. In het arbobesluit en de arboregeling zijn deze eisen nader uitgewerkt.

In Arboinformatie 7 zijn de eisen voor de inrichting van kantoren uitgebreid beschreven. In Arboinformatie 2 staan de richtlijnen voor het voorkomen van klachten dor beeldschermwerk. Ook is er een Arbothemacahier (nummer 7), waarin de inrichting van een baliewerkplek beschreven is.

Voor (kantoor)gebouwen zijn regels voor veiligheid en gezondheid opgenomen in het bouwbesluit 2003.
Het rookverbod in kantoren is beschreven in de tabakswet en het besluit uitzondering rookvrije werkplek.

De eisen voor brandveiligheid van kantoorgebouwen zijn beschreven in het boekje brandveiligheidsconcept kantoren.

Bij de plannen voor nieuwbouw of herinrichting van een kantoor heeft de OR adviesrecht.

Wat is er aan te doen?

Bij het opnieuw inrichten van de werkomgeving is het van groot belang dat er een besluitvormingstraject aangehouden wordt, waarmee de juiste keuzes gemaakt kunnen worden. In de praktijk betekent het dat niet direct een werkomgeving ontworpen wordt, maar eerst goed gekeken wordt op welke wijze de toekomstige ruimte gebruikt zal worden en welke functionele eisen dit stelt. Om dit te bereiken is het nuttig om (een delegatie van) de betrokken medewerkers mee te laten denken.

Veiligheid

Een gebouw moet vanzelfsprekend voldoende stevig zijn voor de voorziene belasting. Ook moeten vloeren vlak en stroef zijn. Hoogteverschillen moeten veilig overbrugd kunnen worden. Waar nodig moeten hekken staan ter afscherming.

Brandveiligheid

Vooral de elektrische installatie is een oorzaak van brand in Nederland. Deze moet conform de richtlijnen aangelegd zijn en periodiek beoordeeld worden.
Om in geval van brand goed op te kunnen treden moet er een goede brandsignalering zijn (rookmelders, brandmelders). Verder moeten er goede vluchtmogelijkheden zijn, afgestemd op het aantal aanwezigen. Hierbij moet ook aandacht zijn voor eventueel aanwezige medewerkers of bezoekers die niet zelfredzaam zijn.

Lichamelijke klachten

Langdurig werk verrichten in een zelfde houding kan leiden tot klachten aan de pols, armen, nek en schouder. Deze aandoening wordt wel aangeduid met RSI of KANS. Vooral een combinatie van een belastende werkhouding en werken onder tijdsdruk vergroot de kans op klachten. Bij het inrichten van een kantooromgeving moet dan ook meubilair gekocht worden dat aan de arbo-eisen voldoet. De mensen moeten geïnstrueerd worden zodat ze goed gebruik maken van de geboden middelen. Hiervoor zijn diverse checklisten beschikbaar om te beoordelen of een werkplek goed ingericht is. Ook zijn er allerlei hulpmiddelen beschikbaar zoals pauzesoftware om te voorkomen dat mensen te lang in een ongunstige werkhouding blijven zitten. Meer informatie over dit onderwerp is te vinden in de module beeldschermwerk.

Algemene klachten

Een slechte luchtkwaliteit kan leiden tot luchtwegklachten, oogklachten en huidklachten. Om een goede luchtkwaliteit te realiseren is aandacht nodig voor een goede klimaatbeheersing. Daarnaast is aandacht nodig voor de kwaliteit van de schoonmaak. Een schoonmaakprogramma moet afgestemd zijn op het gebruik van het gebouw (dag, avond, 24 uur) en de gebruikte materialen (vloerbedekking, gordijnen). Ook moet de schoon te maken werkomgeving goed bereikbaar zijn. Hiervoor is het van belang om snoeren weg te werken en te voorkomen dat grote aaneengesloten blokken van bureaus in de weg staan.

Ook verontreinigingen in de lucht door apparatuur of tabaksrook kunnen klachten geven. Voor de plaatsing van apparatuur zijn richtlijnen beschikbaar die rekening houden met de mate van het gebruik. Roken is verboden, behalve in specifiek daartoe ingerichte rookruimtes met voldoende ventilatie en een gesloten deur.

Mentale belasting

Het is lastig om goed te presteren in een werkruimte waar sprake is van

• hinderlijk geluid,
• te veel of te weinig licht
• het onvoldoende beschikbaar hebben van voor het werk essentiële voorzieningen.

Aangezien er doorgaans wel prestatie-eisen geformuleerd zijn, kan op deze wijze de werkomgeving zorgen voor extra mentale belasting.
Medewerkers hebben behoefte aan de mogelijkheid om zelf invloed te hebben op de werkomgeving. Deze invloed is mogelijk met thermostaatknoppen, te openen ramen en lichtknopjes. Ook betrokkenheid bij veranderingen in de werkomgeving voorkomt klachten.

Daartegenover staat dat een plezierige werkomgeving met aantrekkelijke voorzieningen kan bijdragen aan een goede werksfeer.

Medisch onderzoek

Voor medewerkers ouder dan 40 die langdurig beeldschermwerk verrichten is een ogentest voorgeschreven.
Voor mensen die langdurig intensief beeldschermwerk verrichten kan een periodiek onderzoek naar lichamelijke klachten plaats vinden om vroegtijdig klachten te signaleren.
Verder kan op basis van specifieke klachten onderzoek plaats vinden naar de oorzaak en medische gevolgen. Denk hierbij aan een klimaatonderzoek, waarbij klachten geïnventariseerd worden en in relatie gebracht worden met de omstandigheden in het kantoor.

Hoe gaan we slim om met inrichten van kantoren?

Nieuwe werkprocessen vragen om een nieuwe vorm van een kantoor inrichten. Bij Interpolis is men als eerste gestart om de werkomgeving aan te passen aan de nieuwe flexibele vorm van werken. Ook organisaties als Vision, Cisco en de gemeente Den Bosch hebben hun inrichting aan de nieuwe werkvormen aangepast. Belangrijk is om goed na te gaan hoe de werkprocessen in uw eigen organisatie het best ondersteund kunnen worden.